Wat gebeurt er met de mailbox van een werknemer bij stopzetten samenwerking?
Wat gebeurt er met de mailbox van een werknemer wanneer de arbeidsovereenkomst stop wordt
gezet. Mag de werkgever nog kennisnemen van berichten in de mailbox van de ex werknemer?
Hoe werkgevers best omgaan met de mailbox van hun medewerkers wanneer deze de onderneming
hebben verlaten, werd door de Gegevensbeschermingsautoriteit uitgewerkt. Deze regels kunnen in
het arbeidsreglement of in een intern charter worden gegoten.
Verwittigen, Sorteren en dan Blokkeren
Zo dient de mailbox van de medewerker geblokkeerd te worden uiterlijk op het ogenblik dat deze
effectief de onderneming verlaat. Vooraf verwittigen en de mogelijkheid geven om de berichten te
sorteren is van belang. Zodoende kan men alle professionele berichten aan de werkgever doorgeven
en privé berichten doorsturen naar het privé e-mailadres.
Automatisch bericht
Na deze triage is het vaak niet meer nodig om de mailbox nog te laten bestaan. Maar de werkgever
kan opteren om een automatisch bericht in te stellen waarin men meedeelt dat de betrokkene de
onderneming heeft verlaten en bij wie men voortaan terecht kan.
Redelijke termijn
Volgens de GBA is dit 1 maand maar zou dit na eventuele gemotiveerde verlenging maar maximaal 3
maanden mogen voortduren. De belangrijkheid van de functie van de werknemer kan daarbij een rol
spelen, het belang van de continuïteit van de dienstverlening wordt ook vaak aangehaald.
Om te onthouden: de werkgever heeft dus gedurende een beperkte termijn nog het recht om
berichten te lezen na het einde van de samenwerking.
Beter dan forwarden
Blokkeren zou volgens de GBA beter zijn dan aan automatisch forwarden van berichten naar een
andere medewerker aangezien er dan een risico bestaat dat privéberichten in handen van derden
komen.
Conflict
In geval van conflicten die vaak het gebrek zijn aan een gebrek aan vertrouwen, zal de tussenkomst
van een derde ‘een vertrouwenspersoon’ een oplossing kunnen bieden.
Vernietiging
Na deze periode van één maand (eventueel te verlengen) moet de mailbox vernietigd worden
